1. Doel van de contributieadministratie
Dit dashboard wordt gebruikt voor de jaarlijkse contributieadministratie:
het aanmaken van de contributieronde, het verzenden van factuurmails,
het volgen van betalingen en het versturen van herinneringen.
Kies rechtsboven het juiste contributiejaar.
De aantallen, bedragen en contributielijst horen altijd bij het
geselecteerde jaar.
2. Overzicht
De vier kaarten bovenaan tonen de actuele stand:
- Totaal contributies: alle contributies in de ronde.
- Betaald: contributies waarvan de betaling is verwerkt.
- Openstaand: contributies die nog niet als betaald zijn geregistreerd.
- Te ontvangen: het totale nog openstaande bedrag.
3. Contributieronde
Een contributieronde wordt één keer per contributiejaar aangemaakt.
De tarieven voor Lid en Donateur worden uit Membership Pro overgenomen.
- Controleer eerst het geselecteerde contributiejaar.
- Klik op Voorvertoning en controleer aantallen en bedragen.
- Maak daarna pas de contributieronde aan.
Voor 2026 is de overgangsronde al aangemaakt. De echte factuurverzending
is gepland rond 15 oktober 2026. Vanaf 2027 wordt de
jaarlijkse contributieronde op 1 maart uitgevoerd.
Belangrijk: maak nooit een tweede contributieronde voor
hetzelfde jaar aan om een fout te herstellen. Herstel een fout altijd
binnen de bestaande ronde.
4. Proefmail
Gebruik vóór de echte verzending altijd Proefmail versturen.
Daarmee kunnen logo, tekst, factuurnummer, bedrag en betaalknop worden
gecontroleerd zonder een echte factuur aan het lid te verzenden.
Een proefmail verandert de datum Factuurmail van de echte
contributie niet.
5. Facturen verzenden
Facturen verzenden opent eerst een voorcontrole.
Daar wordt gecontroleerd welke openstaande contributies nog geen
factuurmail hebben ontvangen.
Betaalde contributies en contributies waarvoor de factuurmail al is
verzonden, mogen niet opnieuw worden verzonden.
De definitieve automatische batchverzending wordt nog afgerond.
Tot die functie gereed is, blijft de bestaande veilige verzendbeperking
van kracht.
6. Betalingen via Mollie
Iedere factuurmail bevat een persoonlijke betaalknop. De betaling loopt
via Mollie. Het lid kan daar kiezen voor iDEAL of
bankoverschrijving.
Na een geslaagde betaling verwerkt Mollie de betaling automatisch.
De contributie krijgt dan de status Betaald en de
betaaldatum verschijnt in de contributielijst.
7. Eerste herinnering
Herinnering 1 is alleen bedoeld voor contributies die nog
Openstaand zijn, waarvoor de oorspronkelijke factuurmail
is verzonden en waarvoor nog geen eerste herinnering is verzonden.
Deze verzendfunctie wordt nog afgerond. De bijbehorende knoppen zijn
daarom voorlopig uitgeschakeld.
8. Tweede herinnering
Herinnering 2 is alleen bedoeld voor nog openstaande contributies
waarvoor herinnering 1 al is verzonden en herinnering 2 nog niet.
Ook deze verzendfunctie wordt nog afgerond en is voorlopig uitgeschakeld.
9. Contributielijst gebruiken
Onderaan staat de contributielijst van het geselecteerde jaar.
Gebruik het zoekveld om bijvoorbeeld op lidnummer, naam of
factuurnummer te zoeken.
Klik op de kolom Status om achtereenvolgens openstaande
contributies eerst, betaalde contributies eerst of de normale volgorde
op lidnummer te tonen.
De kolommen Factuurmail, Herinnering 1, Herinnering 2 en Betaaldatum
laten zien welke stappen voor een contributie al zijn uitgevoerd.
10. Lidmaatschap beëindigen
Contributie en lidmaatschap zijn twee verschillende zaken.
Een lidmaatschap of donateurschap wordt daarom niet vanuit dit dashboard
beëindigd, maar via het daarvoor bestemde formulier
Lidmaatschap/donateurschap beëindigen.
De historische contributie- en lidmaatschapsgegevens blijven daarbij
bewaard.
11. Bij afwijkingen
- Geen of onjuist e-mailadres: controleer eerst de ledenadministratie en verzend daarna pas.
- Factuurmail mislukt: de factuur hoort dan niet als verzonden te worden geregistreerd.
- Betaling nog niet zichtbaar: verstuur niet direct opnieuw, maar controleer eerst de betaalstatus.
- Al betaald: stuur geen nieuwe factuur of herinnering.
Deze handleiding is onderdeel van de contributieadministratie en wordt
bijgewerkt wanneer nieuwe functies definitief in gebruik worden genomen.